otomatisasi tata kelola humas dan keprotokolan kelas xii

OTOMATISASI TATA KELOLA

HUMAS DAN KEPROTOKOLAN KELAS XII

SMKS ASH SOBAR QOLBI

PERAWANG, KAB. SIAK

1. Pengertian Protokol

a. Protokol adalah etiket berdiplomasi dan usaha negara, sebuah protokol adalah sebuah aturan yang membimbing bagaimana sebuah aktifitas selayaknya dijalankan terutama dalam bidang diplomasi.

b. Protokol menurut Milky Way, protokol adalah sebuah aturan atau standar yang mengatur atau mengijinkan terjadinya hubungan, komunikasi, dan perpindahan data dua atau lebih.

2. Azas Keprotokolan

a. KEBANGSAAN

adalah keprotokolan harus mencerminkan sifat dan watak bangsa Indonesia yang pluralistik (kebhinekaan) dg tetap menjaga prinsip NKRI.

b. KETERTIBAN DAN KEPASTIAN HUKUM

adalah keprotokolan harus dapat menimbulkan ketertiban dlm masyarakat melalui adanya kepastian hukum.

c. KESEIMBANGAN, KESERASIAN, DAN KESELARASAN

adalah keprotokolan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian, dan keselarasan antara kepentingan individu dan masyarakat dg kepentingan bangsa dan negara.

d. TIMBAL BALIK

adalah keprotokolan diberikan setimpal atau balas jasa terhadap keprotokolan dari negara lain.

3. Tujuan Protokol

1) Memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, Perwakilan Negara Asing dan/atau Organisasi Internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu, dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat.

2) Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional.

3) Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar bangsa.

4. Peran Keprotokolan

Djoko Triwidyanto menjelaskan bahwa peran protokol tidak hanya sebagai pembawa acara atau petugas yang mempersilakan tamu. “Peran seorang protokol lebih dari itu. Mereka harus mampu sebagai seorang manajer yang mengatur jalannya kegiatan dengan baik. Mereka juga harus bertindak sebagai mediator dan koordinator. Tenaga protokol harus berkoordinasi dengan baik dengan semua pihak yang terlibat, sehingga acara dapat berjalan lancar, tertib, dan aman,”.

Bambang Sugeng, S. Sos. mengatakan bahwa perlunya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga, termasuk perusahaan. Karena ikut menentukan terciptanya suasana yang mempengaruhi keberhasilan acara, menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa ama dalam menjalankan tugas,”.

5. Unsur - Unsur Protokol

Di dalam protokol upacara terdapat 3 (tiga) unsur penting yang harus dipenuhi yaitu:

1) Tata cara, di dalam setiap upacara KMHDI harus selalu diupayakan untuk dilaksanakan dengan hikmat dan agung. Segala perbuatan atau tindakan yang dilakukan selalu berdasarkan aturan yang telah ditentukan. Aturan tersebut berupa urutan atau tata cara yang telah tetap dan harus diikuti oleh seluruh peserta upacara.

2) Tata krama, salah satu bagian protokol yang amat penting adalah tata krama yang berarti penggunaan kata dan perlakuan yang paling baik dan paling tepat berdasarkan tinggi rendahnya situasi dan kondisi.

3) Aturan-aturan tertentu, dalam menyelenggarakan suatu upacara kita selalu duhadapkan pada aturan-aturan yang telah ditetapkan (fixed), yang harus diikuti dan dilaksanakan dengan seksama.

6. Tugas dan Fungsi Protokol

· Secara umum fungsi protokol adalah sebagai penghubung dalam komunikasi data sehingga proses penukaran data bisa berjalan dengan baik dan benar.

· Secara khusus, fungsi protokol adalah sebagai berikut :

a. Fragmentasi dan Re-assembly

Pembagian informasi yang dikirim menjadi beberapa paket data dari sisi pengirim. Jika telah sampai di penerima, paket data tersebut akan digabungkan menjadi paket berita yang lengkap.

b. Enkapsulasi
Enkapsulasi (Encaptulation) adalah proses pengiriman data yang dilengkapi dengan alamat, kode-kode koreksi, dan lain-lain.

c. Kontrol Konektivitas

Membangun hubungan komunikasi berupa pengiriman data dan mengakhiri hubungan dari pengirim ke penerima.

d. Flow Control

Fungsi dari Flow Control adalah sebagai pengatur jalannya data dari pengirim ke penerima.

e. Error Control

Tugasnya adalah mengontrol terjadinya kesalahan sewaktu data dikirimkan.

f. Pelayanan Transmisi

Fungsinya adalah memberikan pelayanan komunikasi data yang berhubungan dengan prioritas dan keamanan data.

7. Syarat-syarat Petugas Protokol

Syarat-syarat khusus standar yang harus dimiliki petugas protokol :

1) Bermental dan mempunyai kepribadian tinggi.

2) Berpengalaman luas dan memiliki pengetahuan di bidang keprotokolan dan ke MC an.

3) Berdiplomasi sewajarnya bila perlu.

4) Rendah hati, ramah dan santun.

5) Senang bekerja sama.

6) Menguasai teknik persuasive.

7) Pandai menjaga rahasia.

8) Mempunyai daya ingat yang tinggi.

9) Mengerti bahasa nasioanl negaranya dan internasional (Bahasa Inggris) dan memungkinkan menguasai lebih dari 2 bahasa.

10) Tahu bagaimana menolak permintaan orang lain, tanpa menyakitinya.

8. Sumber-Sumber Protokol

a. Persetujuan Internasional :

§ Konvensi Wina 1815 ( mengatur dinas diplomatik )

§ Konvensi Wina tahun 1961 ( tentang hubungan diplomatik )

§ Konvensi Wina Tahun 1963 ( tentang hubungan konsuler )

b. Peraturan Perundang-Undangan masing-masing negara ( Indonesia ) :

§ Undang-Undang nomor : 9 tahun 2010, tentang keprotokolan

§ Undang-Undang nomor : 22 tahun 2004, tentang otonomi daerah

§ Peraturan Pemerintan nomor : 62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan

§ Keputusan Menteri Agama nomor : 71 tahun 1993, tentang petunjuk pelaksanaan keprotokolan di lingkungan departemen agama

§ Peraturan Menteri Agama RI nomor : 10 tahun 2010 tentang organisasi dan tata kerja kementerian agama

c. Tradisi, adat istiadat kebiasaan setempat

d. Asaz Timbal Balik ( reciprocity )

e. Praktek Pergaulan Internasional ( internasional practices )

f. Logika Umum ( common sense ).

9. Aturan Keprotokolan

a. Aturan Dasar Protokol I
Protokol berasal dari kata Protos dan Kolla. Protos: lembar pertama, Kolla: melekatkan

Protokol adalah suatu rule of politeness yang berisi aturan, hukum atau perjanjian yang telah disepakati bersama dalam hubungan diplomatik antar negara
Protokol merupakan etiket resmi berbagai upacara kenegaraan yang sarat tata tertib: tata tempat: tata upacara: dan tata penghormatan.

b. Aturan Dasar Protokol II

§ Pengaturan Tempat Duduk

a) Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya.

b) Jika menghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan tempat terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar.

c) Kanan adalah utama

d) Bila ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah yang utama (2-1), empat orang, urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-3-5 dan seterusnya.

§ Urutan saat naik turun kendaraan

a) Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat dan menjadi orang yang turun paling awal.

b) Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih dahulu. Orang yang paling utama duduk disebelah kanan, yang kedua yang terpenting dipaling kiri dan orang ketiga duduk disebelah tengah

§ Urutan Saat Datang & Pulang

a) Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling awal.

b) Posisi mobil saat menjemput dan mengantarkan tamu kehormatan

c) Berhentilah pada saat posisi pintu kanan mobil berada diarah pintu keluar gedung. Dengan demikian, sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begitu turun dari mobil dan sebaliknya.

c. Aturan Dasar Protokol III

§ Menghadiri Perayaan Hari Kemerdekaan

§ Menghadiri Perayaan Kemerdekaan di Istana, Gubernuran dan kota madya atau kabupaten merupakan kebanggaan tersendiri bagi orang yang diundang.

§ Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang bila menerima undangan ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada petugas, lakukan juga hal ini bila anda tidak datang.

§ Patuhi peraturan yang tertera pada undangan.

§ Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai

§ Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan.

§ Kalau anda sudah duduk tidak usah mondar – mandir untuk menyapa relasi

§ Tahan diri untuk tidak menguap, kantuk atau melirik kesana kemari.

§ Jangan ngoborol saat acara berlangsung.

§ Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.

d. Aturan Dasar Protokol IV

a) Diterima Pejabat Tinggi

Diterima pejabat tinggi alias audensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas dalam benak anda. Lakukan langkah sebagai berikut :

§ Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audensi ini.

§ Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima

§ Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protokol.

§ Datalah nama masing - masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau kedudukan mereka dalam organisasi

§ Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis diatas kertas berkop organisasi. Masukkan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tujukan kepada pejabat yang bersangkutan.

b) Saat Audiensi

§ Datanglah setengah jam lebih awal.

§ Isilah buku tamu yang disediakan

§ Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah peraturan tersebut.

§ Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu.

§ Dilarang keras merokok.

§ Masuklah keruangan dengan dipimpin ketua rombongan

§ Ketua berdiri didekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.

§ Saat diajak berbicara ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu.

§ Ketua harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa memberi kesempatan pada anggota.

c) Berfoto Bersama Pejabat

Sebelum audensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabat untuk berfoto bersama. Jangan sampai terkesan memaksa atau “menodong”.

d) Usai Audiensi

§ Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi-bagikan pada wartawan.

§ Segeralah membuat ucapan terimakasih kepada pejabat yang telah menerima.

§ Serahkan surat tsb dua hari setelah acara audensi selesai kepada petugas protokol.

§ Jangan lupa mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang membantu terlaksananya audensi.

10. Ruang Lingkup Tugas Protokol

Keprotokolan meliputi 3 hal yaitu : Tata Upacara, Tata Tempat dan Tata Penghormatan.

1) Tata Upacara

Tata cara sebagaimana yang terdapat upacara resmi kenegaraan, penandatanganan perjanjian dan Konferensi Internasional.

2) Tata Tempat

Tata cara pengaturan tempat dudukdan urutan dalam upacara kenegaraan dalam perjamuan makan dan lain-lain.

3) Tata Penghormatan