Langsung ke konten utama

bab II daring 2 pengelolaan rapat dan pertemuan humas dsn keprotokolan kelas XII

1. Berdasarkan Tujuannya

a. Rapat penjelasan (information conference)
Rapat yang diselenggarakan untuk memberikan penjelasan. Biasanya disampaikan oleh kepala kantor/perusahaan guna menjelaskan sebuah permasalahan atau hal-hal yang diperlukan penjelasan. Biasanya, ada sesi tanya jawab

b. Rapat pemecahan masalah (problem solving conference)
Rapat yang dilaksanakan untuk mencari solusi tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Peserta rapat sangat diharapkan memberikan masukan, saran, dan gagasan yang akan disimpulkan secara bersama-sama. Hasil kesimpulan yang disepakati tersebut digunakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

c. Rapat perundingan (negotiation conference)
Rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu konflik atau perselisihan, dengan mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak (win-win solution).

2. Berdasarkan Sifatnya

a. Rapat resmi (formal meeting)
Rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat biasanya mendapat surat/pemberitahuan/undangan yang dilengkapi dengan agenda rapat.

b. Rapat tidak resmi (informal meeting)
Rapat yang dilaksanakan tanpa perencanaan yang bersifat resmi. Rpaat ini biasanya dijadikan untuk mendiskusikan hal-hal yang terjadi secara tiba–tiba dan harus segera diselesaikan. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.

c. Rapat terbuka
Rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan masalah–masalah yang tidak bersifat rahasia.

d. Rapat tertutup
Rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.

3. Berdasarkan Jangka Waktunya

a. Rapat mingguan
Rapat yang diadakan sekali seminggu dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

b. Rapat bulanan
Rapat yang diadakan sekali bulan dan biasanya mengevaluasi kinerja bulan lalu dan merencanakan program bulan depan.

c. Rapat semester
Rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

d. Rapat tahunan
Rapat yang diadakan setahun sekali.

4. Berdasarkan Frekuensinya

a. Rapat rutin
Rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan). Rapat ini digunakan untuk masalah–masalah rutin dalam suatu organisasi/perusahaan.

b. Rapat insidentil
Rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.

5. Berdasarkan Nama

a. Rapat kerja
Rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

b. Rapat dinas
Rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan (biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan).

c. Musyawarah kerja
Biasanya kita menyebutnya juga dengan rapat kerja.

6. Berdasarkan Urgensinya

a. Rapat biasa
Rapat yang diadakan untuk membahas masalah–masalah yang sudah dianggap biasa.

b. Rapat penting
Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak penting bagi anggota organisasi /perusahaan itu sendiri.

Syarat - syarat Rapat


Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
(1)          Suasana terbuka
Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa pun. Hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para peserta rapat.
(2)          Tidak ada monopoli
Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.
(3)          Partisipasi aktif dari peserta rapat
Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat hendaknya menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat memberikan sumbangan saran atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.
(4)          Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan.
Pimpinan rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat. Seorang pemimpin rapat juga harus dapat memonitori jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
(5)          Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
Dalam sebuah rapat terjadi perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat. Oleh karena itu hindari perdebatan yang berkepanjangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan emosi.
(6)          Pertanyaan singkat dan jelas
Pertanyaan–pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat. Pertanyaan yang berliku-liku atau bertele-tele akan membuat pertanyaan menjadi tidak jelas dan cukup menyita waktu. Padahal dalam  rapat, waktu sangat berharga sekali.
(7)          Disiplin waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

humas dan keprotokolan kelas XI (aspek Humas)

4. Aspek Humas Aspek humas secara umum berupa komunikasi dua arah atau timbal balik (reciprocal). Humas tidak saja memberikan informasi, tetapi juga menerima masukan dari masyarakat agar terjadi pencapaian kesamaan makna. Aspek-aspek tersebut, yaitu sebagai berikut. a. Aspek layanan Aspek layanan dalam kegiatan humas berkaitan dengan proses mengatur, mengotomatisasi, dan menyinkronkan layanan pelanggan. Proses-proses tersebut bertujuan menemukan, menarik, mempertahankan orang-orang perusahaan, menarik mantan klien kembali ke perusahaan, mengurangi biaya pemasaran, serta memberikan pelayanan terbaik. Contohnya, pada sebuah perusahaan dibutuhkan layanan yang baik agar klien tertarik dan bertahan pada perusahaan tersebut. b. Aspek komunikasi Aspek komunikasi, yakni komunikasi dua arah yang bersifat interaktif antara humas dan publik. Contohnya, sebelum para karyawan perusahaan melakukan unjuk rasa kenaikan gaji, humas harus melibatkan semua staf perusahaan yang bersangkutan un
Posting Komentar
Baca selengkapnya

pengadaan pegawai otkp kepegawaian kelas XI

A.PENGERTIAN PENGADAAN PEGAWAI Pengadaan pegawai adalah kegiatan mengisi formasi yang diperlukan yang pada umumnya disebabkan adanya pegawai yang berhenti, pensiun, meninggal dunia, atau demi perluasan organisasi. Kegiatan pengadaan pegawai harus dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan, baik mutu, jumlah, maupun kompetensi jabatan Pengadaan pegawai di perusahaan atau organisasi swasta biasanya menjadi tugas dan tanggung jawab bagian kepegawaian. Bagian kepegawaian juga disebut sebagai bagian personalia, bagian sumber daya manusia (SDM), dan HRD (Human Resources Department). Walaupun penyebutannya berbeda beda, pada dasarnya tugas pokok dan fungsinya adalah sama, yaitu menyelenggarakan pengelolaan pegawai, termasuk pengadaan pegawai untuk organisasi Pengadaan pegawai pada organisasi swasta diselenggarakan oleh organisasi tersebut secara mandiri yang tidak selalu sama prosesnya dengan perusahaan/organisasi yang lain. Akan tetapi, pengadaan Pegawai Negeri Sipil (PNS) tidak dilakukan secara m
Posting Komentar
Baca selengkapnya

bab 2 daring 2 (regulasi kepegawaian) otk kepegawaian kelas XI

PENGERTIAN REGULASI KEPEGAWAIAN Secara umum, regulasi adalah peraturan Adapun menurut Kamus besar Bahasa Indonesia peraturan adalah aturan yang dibuat untuk mengatur, petunjuk yang dipakai untuk menata sesuatu dengan aturan dan ketentuan yang harus dijalankan dan dipatuhi Membuat suatu aturan tidak dapat dilakukan oleh sembarang orang Aturan biasanya dibuat oleh orang yang memiliki pengaruh besar terhadap lingkungan atau kelompok tertentu Sebagai contoh peraturan di rumah dibuat oleh kepala keluarga peraturan di lingkungan RT dibuat oleh ketua RT yang berdasarkan kesepakatan para kepala keluarga, begitu seterusnya. Sampai tingkat yang tertinggi yaitu negara peraturan dibuat oleh pemerintah dan Dewan Perwakilan Rakyat Serupa dengan hal tersebut regulasi kepegawaian adalah peraturan yang dibuat untuk mengatur dan mengendalikan pegawai dalam bertindak ataupun bekerja agar tujuan yang diharapkan dapat tercapai bersifat mengikat, baik bagi pengawal, pengusaha, maupun pemerintah.
Posting Komentar
Baca selengkapnya