Penyelenggaraan Rapat dan pembuatan Notula (otk humas dan keprotokolan kelas XII daring bab II Daring I)

A. RUANG LINGKUP RAPAT

Rapat merupakan istilah yang sudah tidak asing di telinga masyarakat Secara umum, rapat dapat dimaknai sebagai pertemuan yang melibatkan banyak orang dalam suatu organisasi untuk membahas suatu masalah. Menurut Dharmani Rebori 2014), rapat merupakan pertemuan yang sudah diagendakan untuk merumuskan jalan keluar dalam menghadapi masalah Sementara itu, menurut Nunung dan Ratu Evi 2001129 rapat merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya. Rapat, atau yang sering juga disebut dengan istilah conference (meeting), memiliki ruang lingkup yang terdıni atas beberapa hal, di antaranya unsur penyelenggaraan rapat, jenis-jenis rapat, syarat menyelenggarakan rapat, dan tipe peserta rapat

Unsur Penyelenggaraan Rapat

Penyelenggaraan rapat terdiri atas beberapa unsur antara lain sebagai berikut

a. Masalah yang dirapatkan

Masalah yang menjadi bahan suatu rapat adalah masalah yang tidak dapat dipecahkan oleh beberapa orang saja, tetapi diperlukan pihak tertentu untuk membantu memecahkan masalah dalam rapat tersebut melalui rapat diharapkan solusi pemecahan masalah dapat segera diperoleh untuk menyelesaikan masalah yang terjadi

B. Persiapan Peyelenggaraan Rapat
1. Membuat surat undangan rapat. Undangan dibuat jauh hari sebelum rapat dimulai. Undangan rapat yang akan dikerjakan lengkap berisi :
a. Hari, tanggal, dan jam
b. Tempat rapat
c. Acara rapat atau bahan (materi) yang akan dibahas didalam rapat
2. Persiapan ruangan rapat. Pengaturan tata ruang rapat yang baik sangat besar pengaruhnya terhadap keberhasilan dalam rapat. Tata ruang rapat harus disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan maksud rapat. Penataan ruangan rapat menjadi perhatian sekretaris dalam rangka persiapan rapat.
3. Alat – alat tulis. Dalam rapat – rapat yang cukup besar perlengkapan alat –alat tulis sangat penting. Alat –alat tulis yang diperlukan pada saat rapat diantaranya:
􀂃Map beserta isinya yaitu kertas HVS, jadwal rapat, dokumen –
􀂃 dokumen sehubungan dengan masalah – masalah yang akan
􀂃 dibahas, untuk dibaca para peserta rapatdan lain- lain.
􀂃 Pensil, ballpoint, penghapus dan lain sebagainya.
􀂃 Komputer atau laptop.
4. Perlengkapan Rapat. Sound system, overhead projector atau slide, video, tape recorder, whiteboard, alat – alat ini sangat membantu keberhasilan rapat. Agar rapat berjalan lancar, pastikan peralatan – peralatan tersebut siap dipakai sebelum rapat berlangsung.
5. Akomodasi. Untuk penyelenggaraan rapat yang cukup lama, maka perlu dipersiapkan akomodasi antara lain, hotel atau penginapan, dan transportasi untuk para peserta rapat.
6. Konsumsi (snack). Hidangan makanan dan minuman (kopi, air putih) saat peserta dating akan menimbulkan kesan penyambutan yang baik bagi peserta rapat. Pelayanan dan penyajian minuman dan makanan sebaiknya :
a. Tidak mengganggu jalannya rapat.
b. Memperhatikan kebersihan.

7. Kesehatan
Penyelenggaraan rapat yang cukup lama perlu di sediakan ruangan kesehatan untuk mencegah terhambatnya pelaksaannya rapat akibat ada peserta yang sakit. Maka, faktor kesehatan peserta rapat perlu di perhatikan.
Agar lebih jelas, dibawah ini dibuat bagan persiapan penyelenggaraan rapat sebagai berikut :
C. Notula Rapat
Notula adalah catatan singkat atau ringkasan hasil pembicaraan dalam sebuah rapat.
Dalam pembuatan notula rapat yang harus diperhatikan antara lain :
1. mengetahui tema dan tujuan rapat
2. pandai mengolah pendapat menjadi kesimpulan
3. berkonsentrasi pada pembicara yang sedang berlangsung, agar tidak terlewatkan hal-hal yang penting
4. pandai dan jelas dalam memilih kata yang tepat serta bahasa yang logis dan efektif
Catatan rapat yang Anda buat selama rapat berlangsung segera disusun dengan rapi atau diketik. Segera meminta tanda tangan dari pimpinan rapat. Setelah itu notulis ikut menandatangani dan segera memperbanyak dan mendistribusikan kepada para peserta rapat.

1.  Pengertian Notula Rapat

Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan dalam sebuah rapat. Notula merupakan sumber informasi atau dokumen yang otentik. Notula harus ditulis dengan teliti, artinya semua pokok persoalan yang dibahas dalam rapat harus ditulis dengan tepat, semua yang ditulis harus sesuai dengan pokok pembicaraan dan harus jelas.

2.  Fungsi Notula Rapat dan Jenis Notula Rapat

A.   Fungsi Notula

Beberapa fungsi notula sebagai berikut :

1.   Sebagai alat bukti

Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan.

2.   Sebagai sumber informasi untuk peserta rapat yang tidak hadir

Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.

3.   Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya

Rapat yang terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direalisasikan dalam rapat berikutnya dan mengetahui hasil rapat.

4.   Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat

Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.

5.   Sebagai dokumen

Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu disimpan dengan baik sesuai dengan system pengarsipan

6.   Sebagai alat untuk rapat semu

Yang dimaksud dengan rapat semua adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyusun notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hokum.

B.   Jenis Notula

Terdapat dua jenis notula sebagai berikut :

1.   Notula harfiah

Ialah laporan atau pencatatan secara menyeluruh kata demi kata, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain (dari notulis).

2.   Notula rangkuman

Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu notulis harus terampil menilai isi pembicaraan dari setiap peserta. Notulis harus dapat memilih atau memilah setiap pembicaraan. Hal-hal yang ditulis adalah hal-hal yang sesuai dengan teman dan tujuan rapat.

C.    Sistematika Notula Rapat.

Notulen adalah sebutan tentang perjalanan suatu kegiatan baik seminar, rapat, diskusi atau siding yang dimulai dari awal sampai akhir yang ditulis oleh seorang notulis. Sistematika notula rapat terdiri dari :

a.    Kepala Notulen

Kepala notulen merupakan bagian-bagian yang pertama kali harus diingat dalam penulisan tanpa tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri dari

1)   Nama atau tema yang akan dibahas

2)   Hari dan tanggal acara dilaksanakan

3)   Waktu (jam) pelaksanaan acara

4)   Tempat pelaksanaan acara

5)   Acara saat berlangsung

6)   Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu ketua dan wakil ketua, sekretaris, notulis, peserta

b.   Isi Notulen

Isi notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen  yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal. Adapun sistematika dalam penulisan notulen adalah

1)     Kata pembukaan

2)     Pembahasan

3)     Pembacaan keputusan hasil

4)     Waktu (jam) penutupan

c.    Bagian akhir notulen

Bagian akhir notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun diakhir pengertian kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen. Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah

1)   Nama jabatan

2)   Tanda tangan

3)   Nama pejabat, pangkat dan NIP

d.   Penandatangan

Penandatangan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggungjawaban acara yang dilaksanakan.

Berikut adalah penjelasan tentang penandatanganan

1)   Notulen ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan secretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran folio dengan  menggunakan kop naskah dinas secretariat.

2)   Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan.

3)   Notulen ditanda tangani oleh ketua, wakil ketua, sekretaris dan notula.

D.   Prosedur Pembuatan Notula Rapat

Dalam membuat notula harus melakukan persiapan terlebih dahulu sebagai berikut.

a.    Menyediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan personal computer ataupun notebook atau laptop untuk penyusunan notula.

b.   Menyediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis

c.    Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai.

d.   Menyediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat.